Catatanrakyat.id, Tenggarong – Langkah sistematis Pemkab Kutai Kartanegara (Kukar) dalam merawat dokumen negara kembali terlihat lewat Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah 2025 yang berlangsung Rabu (18/6/2025) di Ruang Rapat Aji Imbut Sekretariat Daerah. Kegiatan ini dipimpin Asisten III Bidang Administrasi Umum Setkab Kukar, Dafip Haryanto, dan menghadirkan seluruh Unit Kearsipan serta Unit Pengolah Pencipta Arsip dari 12 bagian di lingkungan sekretariat.
Dalam pengarahan pembuka, Dafip menyoroti urgensi penataan arsip sebagai indikator kinerja birokrasi modern.
“Arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan bukti nyata dari proses administrasi, sumber informasi, serta dasar pengambilan keputusan yang akurat,” tegasnya.
Ia menambahkan, kelalaian melaporkan kegiatan kearsipan akan berdampak pada keterlambatan layanan publik dan berpotensi dikenai sanksi sesuai regulasi.
Agenda yang diinisiasi Unit Pengelola Layanan Operasional dan Pengelola Data Bagian Umum Setkab Kukar ini turut menghadirkan Varia Fadillah dan Siti Noergaimah sebagai narasumber teknis. Varia, selaku Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar, memaparkan prinsip efisiensi ruang dan aksesibilitas dokumen.
“Kami menghapus dokumen yang sudah melewati masa retensinya dan tak lagi memiliki nilai tambah atau relevansi terhadap kepentingan publik maupun organisasi,” ungkapnya saat menjelaskan kriteria pemusnahan.
Rapat secara rinci membedah alur penilaian, mulai identifikasi arsip inaktif, penentuan nilai guna, hingga penandatanganan berita acara pemusnahan. Seluruh mekanisme berpijak pada Peraturan Daerah Kukar Nomor 02 Tahun 2023, terutama Pasal 63 yang memberi landasan sanksi administratif bagi pejabat abai. Kehadiran regulasi ini memperkuat posisi arsip sebagai instrumen akuntabilitas, sekaligus menekan risiko penyalahgunaan data.
Selain menyamakan persepsi mengenai retensi arsip, forum ini juga menjadi sarana kolaborasi lintas bagian. Peserta berbagi pengalaman dan kiat mengefisienkan ruang arsip fisik, termasuk rencana digitalisasi bertahap untuk dokumen bernilai sejarah atau hukum.
Dengan demikian, arsip yang masih penting mudah diakses, sementara arsip kadaluwarsa dimusnahkan secara sah dan aman. Penilaian Arsip Usul Musnah 2025 tidak hanya tentang ruang, melainkan juga budaya kerja.
“Pengelolaan arsip adalah bagian tak terpisahkan dari kinerja birokrasi. Jika arsip terabaikan, maka proses administrasi juga akan terganggu,” tandas Dafip.
Melalui konsistensi rapat serupa, Pemkab Kukar menargetkan transparansi lembaga meningkat, efisiensi waktu pelayanan tercapai, dan kepercayaan publik terhadap pemerintahan daerah semakin kuat. (Adv/DiskominfoKukar)
